Privacyverklaring

Over deze privacyverklaring

Stichting Kinderopvang Rhenen (SKR) verwerkt persoonsgegevens van kinderen, ouders en verzorgers, medewerkers, stagiairs en BBL-studenten, leveranciers en andere personen met wie wij contact hebben.

Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan. Daarom verwerken en beveiligen wij persoonsgegevens volgens de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen we uit:

• welke persoonsgegevens wij verwerken;
• waarom wij deze gegevens nodig hebben;
• op welke wettelijke grondslag wij dit doen;
• met wie wij gegevens kunnen delen;
• hoe lang wij gegevens bewaren;
• hoe wij persoonsgegevens beveiligen;
• welke privacy rechten je hebt.

SKR is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

 

 

Hoe gaan wij met persoonsgegevens om?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens als daarvoor een duidelijk doel en een geldige wettelijke grondslag bestaat. Daarbij verzamelen we niet meer gegevens dan nodig is.

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij de wet toestaat dat we ze ook voor een ander doel gebruiken. 

Als voor een verwerking toestemming nodig is, vragen wij die toestemming vooraf. Gegeven toestemming kan altijd weer worden ingetrokken. Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en bewaren gegevens niet langer dan nodig of wettelijk verplicht is.

 

Ouders, verzorgers en kinderen

Wanneer een kind bij SKR wordt aangemeld of geplaatst, verwerken wij persoonsgegevens om de kinderopvang te kunnen organiseren en de plaatsingsovereenkomst uit te voeren. Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij onder andere:

• voor- en achternaam, incl. eventuele tussenvoegsels;
• adres en woonplaats;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum en geboorteplaats;
• geslacht;
• gezinssamenstelling;
• Burgerservicenummer (BSN), voor zover wij dit wettelijk mogen of moeten verwerken;
• bankrekeningnummer van de ouder of verzorger;
• gegevens van contactpersonen voor noodgevallen;
• gegevens over de school van het kind, wanneer dit voor de opvang nodig is;
• gegevens die nodig zijn voor de opvang en veiligheid van het kind, bijvoorbeeld over voeding, allergieën of medische bijzonderheden;
• inkomensgegevens ouders/verzorgers en/of verklaring geen recht op kinderopvangtoeslag Belastingdienst die nodig zijn bij subsidieplaatsen.

Gegevens over bijvoorbeeld de gezondheid van een kind zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze alleen als dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld om veilige en verantwoorde opvang te kunnen bieden.

Wij bewaren persoonsgegevens zolang de opvangovereenkomst loopt. Daarna verwijderen wij de gegevens of bewaren wij deze alleen nog zolang dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie bewaren wij in beginsel 7 jaar.

 

Medewerkers, stagiairs en BBL-studenten

Van medewerkers, stagiairs en BBL-studenten verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor de arbeids-, stage- of leerwerkovereenkomst en voor het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• voor- en achternaam en eventuele tussenvoegsels;
• adres- en contactgegevens;
• geboortedatum;
• BSN, wanneer wij dit wettelijk moeten verwerken;
• bankrekeningnummer;
• salaris- en andere financiële gegevens;
• gegevens die nodig zijn voor de personeels- en salarisadministratie;
• een kopie of gegevens van een identiteitsbewijs, voor zover wij deze wettelijk moeten bewaren;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld pensioen, verzekeringen, verzuim en arbodienstverlening.

Wij bewaren deze gegevens zolang de arbeids-, stage- of leerwerkovereenkomst duurt en daarna zolang dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, bewaren wij in beginsel 7 jaar.

 

Leveranciers en zakelijke contacten

Wanneer wij samenwerken met een leverancier, opdrachtnemer of andere zakelijke relatie, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om afspraken te maken en uit te voeren en om onze administratie te voeren.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• naam;
• zakelijk telefoonnummer en/of e-mailadres;
• functie en organisatie;
• bankrekeningnummer, als dit voor betalingen nodig is;
• Verklaring Omtrent Gedrag, mits wenselijk bij uitvoering van werkzaamheden in ons pand.

Wij gebruiken deze gegevens voor communicatie, administratie, facturering en de uitvoering van overeenkomsten en opdrachten. Wij bewaren de gegevens zolang de zakelijke relatie of overeenkomst loopt en daarna zolang dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Financiële gegevens bewaren wij in beginsel 7 jaar.

 

Geïnteresseerden en andere contacten

Wanneer je contact met ons opneemt, informatie aanvraagt of op een andere manier aangeeft contact met SKR te willen onderhouden, kunnen wij jouw contactgegevens verwerken.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• naam;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• organisatie en functie, als die relevant zijn;
• informatie die je zelf aan ons verstrekt.

Wij gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, informatie te verstrekken of contact met je te onderhouden. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het contact en het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

 

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen met andere organisaties als dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Voor onze kinderopvang maken wij bijvoorbeeld gebruik van externe partijen voor:

• het kindplanningssysteem;
• het ouder(communicatie)portaal;
• financiële administratie, debiteurenbeheer en incasso;
• hosting, ICT en beveiliging.

Voor medewerkers en onze organisatie kunnen wij bijvoorbeeld gebruikmaken van partijen voor:

• salaris- en personeelsadministratie;
• het personeelsplanningsysteem;
• pensioen;
• verzekeringen;
• arbodienstverlening en verzuimbegeleiding;
• financiële administratie en jaarrekening;
• belastingaangiften;
• ICT-dienstverlening.

Wanneer een andere organisatie in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij afspraken over onder andere privacy, beveiliging, geheimhouding en het gebruik van de gegevens. Waar de AVG dit vereist, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Wij kunnen persoonsgegevens delen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Zo moeten kinderopvangorganisaties bepaalde gegevens verstrekken aan overheidsorganisaties, waaronder de Belastingdienst. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om identificatiegegevens, BSN, opvanggegevens en betaalde of gefactureerde bedragen. In andere gevallen delen wij persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Een voorbeeld is het delen van informatie over een kind met een basisschool als daarvoor toestemming nodig is en deze is gegeven.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

 

Verwerking van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

SKR maakt gebruik van digitale systemen en externe dienstverleners. Het kan voorkomen dat een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt of dat vanuit een land buiten de EER toegang tot gegevens mogelijk is.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige juridische basis bestaat en dat passende waarborgen zijn getroffen volgens de AVG. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of het gebruik van door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

 

Persoonsgegevens van kinderen

Voor onze kinderopvang is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens van kinderen verwerken. Wij doen dit alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming nodig is, vragen wij deze toestemming aan de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger als dat volgens de AVG vereist is.

Wij gaan extra zorgvuldig om met persoonsgegevens van kinderen en beperken de verwerking tot gegevens die nodig zijn voor de opvang, veiligheid, ontwikkeling, administratie of onze wettelijke verplichtingen.

 

Foto’s en beeldmateriaal

Binnen de kinderopvang kunnen foto’s of andere beelden van kinderen worden gemaakt. Voor gebruik waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming aan de ouder of verzorger.

Gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.

Wij maken duidelijk waarvoor beeldmateriaal wordt gebruikt, bijvoorbeeld voor het ouderportaal, interne communicatie, de website, sociale media of andere publicaties.

 

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld.

Soms zijn wij wettelijk verplicht gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Zo geldt voor verschillende onderdelen van de financiële en fiscale administratie een bewaartermijn van 7 jaar.

Voor andere gegevens bepalen wij de bewaartermijn aan de hand van het doel van de verwerking, wettelijke verplichtingen en de vraag hoe lang de gegevens noodzakelijk zijn.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

 

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van het soort gegevens en systeem gebruiken wij bijvoorbeeld:

• persoonlijke gebruikersaccounts en wachtwoorden;
• toegangsrechten, zodat medewerkers alleen bij gegevens kunnen die zij voor hun werk nodig hebben;
• beveiligde en waar nodig versleutelde systemen en verbindingen;
• back-ups en maatregelen voor herstel na technische incidenten;
• geheimhoudingsafspraken vanuit o.a. de Beroepscode Kinderopvang;
• beveiligingsmaatregelen bij onze leveranciers;
• periodieke controle en evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

Ook besteden wij binnen de organisatie aandacht aan privacy en informatiebeveiliging en informeren wij medewerkers over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

 

Jouw privacyrechten

De AVG geeft je verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je ons vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• onjuiste of onvolledige gegevens te verbeteren of aan te vullen;
• persoonsgegevens te verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt in een overdraagbare vorm te ontvangen of, waar mogelijk, rechtstreeks aan een andere organisatie te laten overdragen;
• gegeven toestemming in te trekken.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Soms moeten of mogen wij bepaalde gegevens bijvoorbeeld bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij je vragen om aanvullende informatie waarmee wij je identiteit kunnen controleren. Daarbij vragen wij niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

Wij reageren binnen de wettelijke termijn op een verzoek.

 

Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen de vraag of klacht zo goed mogelijk met je op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

 

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met Stichting Kinderopvang Rhenen.

Stichting Kinderopvang Rhenen (SKR)
Acacialaan 11A
3911 GD Rhenen
T: 0317 681050
E: info@kinderopvangrhenen.nl

 

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze werkwijze verandert of wanneer wet- en regelgeving wordt gewijzigd.

De meest actuele versie van de privacyverklaring publiceren wij via onze gebruikelijke informatiekanalen.

 

Laatste wijziging: 12 augustus 2026